Cara mengatur dan menyimpan dokumen penting di rumah

Tahniah! Anda telah membeli rumah, menjadikan anda pemilik bangga dengan sekeping hartanah dan timbunan kertas kerja untuk pergi.

Dari awal pencarian rumah anda ke hari penutupan, perjalanan membeli rumah anda mencipta jejak borang, surat, laporan, perjanjian, kontrak dan dokumen lain. Dan stok kerja kertas kerja yang semakin meningkat ini tidak meruncing sebaik sahaja anda mendapat kunci.

Pemilikan rumah bermaksud aliran segala -galanya yang tidak berkesudahan dari manual operasi perkakas baru untuk permit untuk kerja pengubahsuaian masa depan, yang semuanya perlu disimpan dengan selamat sehingga anda dapat mencari apa yang anda cari, mudah dan tanpa tekanan.

Anda mungkin bertanya pada diri sendiri jika anda boleh pergi tanpa kertas dan menyimpan beberapa dokumen secara digital. Penyimpanan Digital adalah sandaran yang baik untuk dokumen penting. Lebih senang mencari fail komputer anda dengan nama untuk mencarinya dengan cepat. Tetapi anda masih perlu menyimpan salinan asal kebanyakan kertas kerja anda.

Mengimbas rekod kewangan, pulangan cukai, kontrak, bil dan resit dan juga dokumen peribadi utama seperti pasport dan sijil kelahiran dan kematian untuk mempunyai salinan yang mudah diperolehi. Tetapi apabila anda menyimpan salinan digital ini di awan, cakera keras luaran atau DMS (sistem pengurusan dokumen), anda masih perlu memfailkan dan menyimpan asalnya dengan selamat.

Untuk mengelakkan lemas di sungai kertas, sediakan sistem untuk mengatur dan menyimpan dokumen penting sebagai sebahagian daripada menetap di rumah baru anda. Berikut adalah beberapa petua untuk memulakan anda.

Pada halaman ini

• Kumpulkan dokumen penting anda
• Sediakan sistem pemfailan
• Pilih di mana dan cara menyimpan dokumen anda
  • Kotak Banker
  • Tong plastik
  • Cabinet fail
  • Kotak selamat atau kunci rumah

Kumpulkan dokumen penting anda

Langkah pertama mungkin yang paling membosankan, tetapi juga yang paling penting - dapatkan semua dokumen anda di satu tempat supaya anda dapat memfailkan dan menyimpannya dengan selamat. Contoh-contoh jenis rekod yang berkaitan dengan rumah dan kertas lain yang perlu anda sediakan termasuk:

• Perjanjian ejen pembeli;

• Perjanjian pembelian;

• Addenda, pindaan atau penunggang;

• Pendedahan penjual;

• Laporan Pemeriksaan Rumah;

• Penutupan pendedahan;

• Polisi insurans tajuk;

• Surat ikatan harta;

• Perjanjian gadai janji;

• Jaminan rumah dan produk untuk sistem seperti pemanas air, relau dan peralatan utama;

• Manual operasi sistem dan perkakas;

• Rancangan pembinaan dan permit untuk sebarang pengubahsuaian yang lalu;

• Pajakan dan kontrak yang boleh dipindahkan dari penjual, i.e. pajakan sistem tenaga solar;

• Kontrak Perkhidmatan dan Resit untuk Penjagaan Rumput, Penyelenggaraan Kolam, dll.

Selagi anda mengumpulkan dokumen penting dari pembelian rumah anda untuk mengatur dan memfailkan, pertimbangkan untuk mengambil peluang ini untuk memasang dokumen lain yang mungkin anda ingin simpan di tempat yang selamat dan mudah diakses. Inilah senarai semak yang baik:

• Sijil kelahiran dan kematian;

• Lesen perkahwinan;

• Kad keselamatan sosial;

• Pasport;

• Kehendak;

• Rekod perubatan;

• Polisi insurans;

• Dokumen kereta;

• Dokumen kad kredit;

• Dokumen pelaburan;

• Dokumen pinjaman;

• Rekod perbankan;

• Rekod cukai;

• Transkrip dan diploma;

• Bil bulanan dan resit.

Sediakan sistem pemfailan

Sebaik sahaja anda mengumpulkan semua pembelian rumah dan dokumen lain di satu tempat, luangkan masa untuk menyusunnya. Bahagikan mereka ke dalam susunan berdasarkan perintah kepentingan, dengan perkara -perkara seperti sijil kelahiran, kad keselamatan sosial dan perbuatan harta yang mengambil tempat teratas dan rekod cukai lama dan transkrip yang ditetapkan ke sisi.

Kemudian perhatikan gunung-gunung yang rendah ini dan dicincang dan melemparkan apa yang anda boleh untuk menghapuskan kekacauan. Kertas kerja yang telah melampaui batasnya termasuk:

• Penyata bank bercetak yang berumur lebih dari tiga tahun;

• Penyata kad kredit (simpan yang berkaitan dengan pembelian besar untuk bukti pembayaran);

• Pulangan cukai yang berumur lebih dari tujuh tahun;

• Bil dan resit yang berumur lebih dari tiga tahun;

• Kontrak, dasar, jaminan dan pajakan perkhidmatan yang telah tamat tempoh.

Tumpukan kertas kerja anda kini boleh dianjurkan dengan cara yang membuat mencari dokumen tertentu pada masa akan datang dengan pantas dan intuitif. Ini mungkin abjad atau kronologi, walaupun kebanyakan orang mendapati bahawa kertas kerja yang memfailkan subjek sangat masuk akal. Oleh itu, rekod peribadi semua masuk dalam satu fail, rekod perbankan di tempat lain, dokumen pembelian rumah dalam satu pertiga, dan sebagainya.

Pertimbangkan untuk mengadopsi sistem berkod warna ke dokumen berkaitan kumpulan. Dengan sistem ini, anda dapat mencari kategori umum dokumen yang anda cari sekilas tetapi elakkan masalah mengatasi folder fail tunggal dengan beratus-ratus kepingan kertas.

Berikan warna utama kepada kategori fail (merah untuk rumah yang berkaitan, sebagai contoh), dengan dokumen yang paling penting dalam kategori itu dalam folder terang (Laporan Pemeriksaan Rumah, Surat Ikatan Harta). Kemudian pecahkan kategori dengan memfailkan dokumen sekunder tetapi berkaitan dalam folder warna yang berbeza warna yang sama (merah jambu untuk jaminan, manual operasi dan kontrak perkhidmatan, sebagai contoh).

Ingatlah bahawa semakin anda memecah sistem anda ke dalam kategori dan subkategori, semakin kurang memakan masa dan mengecewakan proses menjejaki dokumen tertentu akan di masa depan. Untuk menjejaki sistem anda, buat indeks fail mudah dengan jadual kandungan untuk memastikan bahawa anda tidak akan salah atau salah letak sebarang dokumen penting.

Pilih di mana dan cara menyimpan dokumen anda

Anda mungkin tergoda untuk menyusun fail anda di dalam kotak dan memasukkannya ke sudut loteng atau ruang bawah tanah. Perlu diingat bahawa banyak dokumen penting sukar dan mahal untuk diganti jika mereka rosak oleh air, panas atau tikus.

Sebaliknya, cari tempat di dalam bilik dengan suhu yang agak tetap yang tidak terdedah kepada banjir, panas melampau atau sejuk atau perosak. Pejabat rumah, almari penyimpanan atau di bawah katil berfungsi dengan baik.

Terdapat sebilangan bekas yang boleh anda gunakan untuk menyimpan dokumen penting di rumah, dari kotak bank sekolah lama ke peti besi yang selamat. Berikut adalah empat sistem penyimpanan yang mungkin berfungsi untuk anda:

Kotak Banker

Penyelesaian yang paling mudah tetapi paling tidak selamat, kotak bank hanya kotak kadbod yang direka untuk memegang folder fail. Ia termasuk tudung yang kukuh dan mengendalikan lubang untuk akses mudah dan rak.

Walaupun kotak banker adalah kaedah penyimpanan yang kos efektif dan tidak berduscang, kadbod tidak akan melindungi dokumen dari kebakaran, air atau tikus, dan tidak ada cara untuk mengunci kotak untuk mengawal kecurian. Anda boleh menggunakan kotak bank untuk kertas keutamaan yang rendah, tetapi dokumen yang lebih penting anda harus disimpan dalam bekas yang lebih selamat.

Tong plastik

Seperti kotak bank, tong plastik mudah adalah cara yang murah dan mudah untuk menyimpan dokumen peribadi yang rendah. Tong plastik dibuat untuk menyusun, jadi ini boleh menjadi penyelesaian yang mudah apabila anda mempunyai sejumlah besar fail dan ruang terhad. Walaupun kaedah penyimpanan ini menawarkan perlindungan terhad dari banjir dan tikus, ia tidak tahan api dan tidak dapat dikunci.

Cabinet fail

Kabinet pemfailan rumah datang dalam pelbagai gaya untuk memadankan hiasan dalaman rumah anda dan boleh memuatkan sejumlah besar fail dalam pelbagai laci. Anda boleh memilih model dengan kunci untuk perlindungan terhad terhadap kecurian, dan beberapa jenis kabinet pemfailan adalah tahan panas sekiranya berlaku api.

Kabinet pemfailan adalah penyelesaian yang sangat baik untuk semua tetapi dokumen peribadi yang paling penting dan sukar untuk anda. Walau bagaimanapun, sekiranya banjir, dokumen yang disimpan dalam laci terendah dapat mengekalkan kerosakan air.

Kotak selamat atau kunci rumah

Kaedah yang paling selamat menyimpan dokumen penting anda di rumah adalah di dalam kotak selamat atau kunci rumah yang tahan api dan tahan banjir. Anda boleh memilih kotak kunci kecil untuk menyimpan dokumen keutamaan tertinggi anda - sijil kelahiran dan perkahwinan, pasport, kad keselamatan sosial, kehendak dan perbuatan rumah - dipasangkan dengan kabinet pemfailan rumah terkunci untuk kertas kerja yang tinggal.

Tidak kira kaedah penyimpanan yang anda selesaikan, pastikan anda membuat sandaran salinan semua dokumen peribadi dan rumah penting anda secara digital. Simpan mereka di awan, pada pemacu kilat USB disimpan di dalam peti deposit keselamatan, atau dengan peguam atau rakan yang dipercayai.